Facturas sem erros: elementos obrigatórios, ATCUD e prazos

Emitir facturas parece uma tarefa simples, mas é uma das áreas em que os pequenos negócios cometem mais erros. Uma factura sem um elemento obrigatório, uma série mal configurada ou uma comunicação à Autoridade Tributária (AT) fora de prazo podem dar origem a coimas e a dores de cabeça desnecessárias.

Neste guia reunimos o essencial sobre facturação em Portugal: quando tens de emitir factura, o que deve constar, o que são o ATCUD e o código QR e como cumprir a comunicação mensal à AT.

Quando tens de emitir factura

Em regra, quem vende bens ou presta serviços em Portugal tem de emitir factura por cada operação, independentemente de o cliente a pedir ou não, e de ser um particular ou uma empresa. A obrigação aplica-se também a quem está isento de IVA, por exemplo ao abrigo do regime especial do artigo 53.º.

O Código do IVA estabelece que a factura deve ser emitida, o mais tardar, até ao quinto dia útil seguinte ao momento em que o imposto é exigível, que normalmente corresponde à entrega do bem ou à conclusão do serviço. Se recebes pagamentos antecipados, a factura deve ser emitida na data do recebimento.

Elementos obrigatórios de uma factura

Uma factura completa deve incluir, entre outros:

• nome, firma ou denominação social e sede ou domicílio do fornecedor e do adquirente, com os respectivos números de identificação fiscal (no caso de consumidores finais, o NIF é incluído quando o cliente o pede);
• numeração sequencial e data de emissão;
• quantidade e denominação usual dos bens ou serviços;
• preço líquido de imposto, taxas de IVA aplicáveis e montante do imposto devido;
• quando não é liquidado IVA, o motivo justificativo (por exemplo, a menção à norma de isenção aplicável);
• data em que os bens foram colocados à disposição ou os serviços prestados, se diferente da data da factura;
• o ATCUD e o código QR, nos documentos emitidos por programas de facturação.

Factura, factura-recibo e factura simplificada

A factura titula a operação; a factura-recibo é usada quando o pagamento é feito no momento, juntando os dois documentos num só; a factura simplificada tem menos elementos e só pode ser usada em determinadas situações e até certos montantes, definidos no Código do IVA. Quem está no regime de isenção do artigo 53.º pode emitir facturas simplificadas sem esses limites de valor nas operações em que o imposto é devido em Portugal.

O que é o ATCUD

O ATCUD (Código Único de Documento) é um código que identifica cada documento fiscal de forma inequívoca. Funciona assim:

1. antes de começar a facturar numa determinada série (por exemplo, "FT 2026"), essa série tem de ser comunicada à AT, através do Portal das Finanças ou do próprio programa de facturação;
2. a AT devolve um código de validação para a série;
3. o ATCUD de cada documento resulta da junção desse código de validação com o número sequencial do documento.

Na prática, os programas de facturação actuais tratam deste processo quase sempre de forma automática. O ponto de atenção é o início de cada ano ou de cada nova série: se não for comunicada, os documentos não terão um ATCUD válido.

Para que serve o código QR

O código QR impresso nas facturas resume os principais dados do documento (NIF do emitente e do adquirente, data, valores, IVA, ATCUD, entre outros). Permite ao cliente ou à fiscalização ler rapidamente a informação com um telemóvel e confirmar a autenticidade do documento. Também é ele que permite, por exemplo, guardar facturas em aplicações de gestão de despesas apenas com uma fotografia.

Comunicar as facturas à AT

Todas as facturas emitidas têm de ser comunicadas à AT. Há três formas principais de o fazer:

• em tempo real, através do programa de facturação ligado à AT (webservice);
• por envio do ficheiro SAF-T (PT) de facturação, exportado do programa e submetido no Portal das Finanças;
• manualmente, no portal e-Factura, opção apenas indicada para quem emite muito poucos documentos.

Quando não é feita em tempo real, a comunicação deve ser concluída até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão das facturas. A informação oficial sobre as obrigações de facturação está disponível no Portal das Finanças.

E se fores trabalhador independente?

Se trabalhas a recibos verdes e prestas serviços com pouca regularidade, podes emitir as tuas facturas-recibo directamente no Portal das Finanças, gratuitamente. Nesse caso, a comunicação à AT é automática. Se a actividade crescer e pensares em constituir uma sociedade, vê como funciona a Empresa na Hora.

Arquivo e conservação

As facturas emitidas e recebidas, bem como os restantes documentos de suporte da contabilidade, devem ser conservados durante o prazo previsto na lei fiscal, que é longo e abrange vários anos. Guarda cópias organizadas por ano e por tipo de documento e, se arquivares em formato digital, garante que os ficheiros mantêm a sua integridade e são fáceis de consultar em caso de inspecção.

Erros que convém evitar

• Emitir facturas fora do prazo, sobretudo no fim do mês.
• Usar séries que não foram comunicadas à AT, ficando sem ATCUD válido.
• Esquecer o motivo de isenção quando não cobras IVA.
• Anular facturas em vez de emitir notas de crédito quando é preciso corrigir um valor já comunicado.
• Deixar acumular a comunicação mensal para os últimos dias.

Conclusão

Facturar correctamente é uma das bases de um negócio bem gerido. Com um programa certificado, séries comunicadas à AT, atenção aos elementos obrigatórios e ao prazo do dia 5 do mês seguinte, a facturação deixa de ser uma fonte de preocupação e passa a ser uma rotina. E, como bónus, terás sempre informação actualizada sobre o volume de negócios, essencial para tomar decisões e cumprir as restantes obrigações fiscais.

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