Contratar o primeiro trabalhador: o que tens de tratar

Contratar o primeiro trabalhador é um marco para qualquer pequeno negócio. Significa que a actividade cresceu ao ponto de precisar de mais mãos, mas também que passas a ter um conjunto de responsabilidades legais que, até aí, não existiam. Muitos empresários só descobrem algumas delas quando recebem uma notificação ou uma coima.

Este guia reúne, por ordem cronológica, o que deves tratar antes, durante e depois da contratação, para que o processo corra bem desde o primeiro dia.

Antes de contratar: faz as contas

O custo de um trabalhador é sempre superior ao salário bruto que aparece no contrato. Ao planear, inclui pelo menos:

• Contribuições para a Segurança Social a cargo da empresa, que no regime geral correspondem a 23,75% da remuneração (o trabalhador desconta 11%, retidos no seu salário);
• subsídios de férias e de Natal, o que significa, na prática, 14 pagamentos por ano;
• seguro de acidentes de trabalho;
• serviços de segurança e saúde no trabalho (medicina do trabalho);
• subsídio de refeição, se o atribuíres, e eventuais custos de formação e equipamento.

Antes de assumir este compromisso fixo, vale a pena avaliar a capacidade da empresa para o suportar ao longo do tempo. O nosso artigo sobre como analisar a saúde financeira da tua empresa pode ajudar.

Escolher o tipo de contrato

O contrato sem termo é a regra no direito do trabalho português. Os contratos a termo (certo ou incerto) só são admitidos para necessidades temporárias da empresa e em situações previstas na lei, devendo o motivo justificativo constar do próprio contrato, que tem de ser escrito.

Em qualquer modalidade, o trabalhador tem direito a receber informação escrita sobre os elementos essenciais da relação de trabalho, como a identificação das partes, o local de trabalho, a categoria, a retribuição, o horário e o período normal de trabalho e a apólice do seguro de acidentes de trabalho.

Período experimental

O período experimental permite a ambas as partes avaliar se a relação funciona. A sua duração varia consoante o tipo de contrato e as funções, e pode ser reduzida ou excluída por acordo escrito. Confirma a duração aplicável ao teu caso no Código do Trabalho ou no contrato colectivo do teu sector.

A lista de obrigações antes do primeiro dia

1. Inscrever-te como entidade empregadora. Se é a primeira vez que tens trabalhadores, deves estar registado como entidade empregadora na Segurança Social.
2. Comunicar a admissão. A admissão deve ser comunicada à Segurança Social nas 24 horas anteriores ao início de produção de efeitos do contrato, através da Segurança Social Directa. Há excepções para contratos de muito curta duração e trabalho por turnos, em que a comunicação pode ser feita nas 24 horas seguintes ao início da actividade. O trabalhador deve receber uma cópia desta comunicação.
3. Contratar o seguro de acidentes de trabalho. É obrigatório e deve estar em vigor antes de o trabalhador começar. Cobre os acidentes durante a actividade e no percurso de casa para o trabalho.
4. Organizar a segurança e saúde no trabalho. A empresa tem de garantir estes serviços, normalmente através de uma entidade externa, incluindo o exame de admissão.
5. Verificar o contrato colectivo aplicável. Muitos sectores têm convenções colectivas com tabelas salariais e regras próprias que se sobrepõem aos mínimos legais.

O guia oficial Segurança Social: direitos e obrigações dos empregadores, no portal gov.pt, resume estes passos.

Depois da contratação: obrigações mensais e anuais

Todos os meses

• Processar o salário e entregar ao trabalhador o recibo de vencimento.
• Declarar as remunerações à Segurança Social e pagar as contribuições (as da empresa e as retidas ao trabalhador).
• Reter e entregar o IRS que incide sobre o salário, de acordo com as tabelas de retenção na fonte em vigor, e comunicá-lo à AT.

Todos os anos

• Entregar o Relatório Único, que reúne informação sobre a actividade social da empresa.
• Garantir as horas de formação contínua a que o trabalhador tem direito.
• Organizar o mapa de férias e mantê-lo afixado.
• Actualizar o salário quando o salário mínimo nacional ou a tabela do contrato colectivo mudarem.

E os fundos de compensação?

Durante anos, as empresas tiveram de aderir aos fundos de compensação do trabalho e fazer descontos mensais para eles. Esse regime foi profundamente alterado: as contribuições para estes fundos foram suspensas e deixou de ser necessário comunicar-lhes novos contratos. Como o enquadramento destes fundos pode voltar a mudar, confirma a situação no momento da contratação junto do teu contabilista.

Apoios à contratação

Existem, com frequência, medidas públicas de apoio à contratação, geridas sobretudo pelo IEFP, que podem incluir apoios financeiros ou reduções temporárias de contribuições para determinados perfis (jovens à procura do primeiro emprego, desempregados de longa duração, entre outros). Como as condições, montantes e períodos de candidatura mudam com regularidade, consulta o site do IEFP antes de avançares com a contratação: algumas medidas exigem candidatura prévia.

Erros que saem caros

• Pôr o trabalhador a começar antes de comunicar a admissão.
• Esquecer o seguro de acidentes de trabalho, que deixa a empresa a responder sozinha por um eventual acidente.
• Usar um contrato a termo sem motivo justificativo válido, o que o pode converter em contrato sem termo.
• Recorrer a "falsos recibos verdes" para funções que, na prática, são de trabalho subordinado.

Conclusão

Contratar o primeiro trabalhador exige alguma preparação, mas o processo é bastante previsível quando segues uma lista de verificação: fazer as contas ao custo total, escolher o contrato adequado, comunicar a admissão à Segurança Social antes do início, contratar o seguro e organizar a medicina do trabalho. Com estas bases tratadas, podes concentrar-te no que interessa: integrar bem a nova pessoa e fazer crescer o teu negócio.

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