Abrir actividade nas Finanças: guia passo a passo

Vais começar a passar recibos verdes, abrir um pequeno negócio em nome próprio ou fazer trabalhos por conta própria ao fim-de-semana? Antes de facturares o primeiro euro, tens de abrir actividade nas Finanças. É um passo simples, gratuito e que podes tratar online em poucos minutos, mas as respostas que dás no formulário definem como vais pagar IRS, IVA e Segurança Social.

Neste guia explicamos quando tens de o fazer, o que precisas de ter à mão, como preencher a declaração no Portal das Finanças e que escolhas merecem mais atenção.

Quem tem de abrir actividade nas Finanças?

Segundo a Autoridade Tributária (AT), a declaração de início de actividade é obrigatória para quem exerce, de forma independente e com carácter de habitualidade, actividades de produção, comércio ou prestação de serviços (incluindo actividades agrícolas e extractivas) sujeitas a IRS e IVA.

Na prática, isto abrange, por exemplo:

• profissionais liberais e freelancers (designers, programadores, explicadores, consultores, terapeutas…);
• quem vende produtos de forma regular, online ou numa loja, em nome individual;
• quem trabalha por conta de outrem mas faz serviços extra a recibos verdes.

Se for um serviço pontual e isolado, pode não ser necessário abrir actividade: existe o chamado acto isolado. Mas, se pensas repetir, o caminho certo é a declaração de início.

Qual é o prazo para abrir actividade?

A regra é clara: a declaração tem de ser entregue antes de começares a exercer a actividade. Não esperes pelo primeiro cliente pagar para tratar disto, porque a partir do momento em que trabalhas tens de emitir factura ou factura-recibo.

No caso dos comerciantes em nome individual sujeitos a registo comercial, a AT indica um prazo máximo de 15 dias após o registo na Conservatória, mas sempre antes do início da actividade.

O que precisas antes de começar

O formulário é um questionário guiado, mas convém teres estas informações preparadas:

• Acesso ao Portal das Finanças: NIF e senha, ou Chave Móvel Digital;
• Código da actividade: o código da tabela de actividades do artigo 151.º do Código do IRS (para profissões como arquitecto, programador ou psicólogo) e/ou o código CAE (para actividades comerciais e industriais);
• Volume de negócios estimado até ao fim do ano em curso;
• IBAN de uma conta bancária em teu nome, que ficará associada à actividade.

Como abrir actividade no Portal das Finanças, passo a passo

1. Entra no Portal das Finanças com as tuas credenciais.
2. Procura «Actividade» na barra de pesquisa ou vai a Actividade > Submeter declarações (início, alteração e cessação).
3. Escolhe a declaração de início e responde ao questionário: data de início, código de actividade, volume de negócios previsto, tipo de operações (vendas, serviços, clientes no estrangeiro…).
4. Confirma o enquadramento em IRS e IVA que o sistema te propõe com base nas respostas.
5. Submete e guarda o comprovativo. Mais tarde podes consultá-lo em Actividade > Consultar declarações.

Se preferires, também podes entregar a declaração presencialmente num Serviço de Finanças ou numa Loja do Cidadão. Atenção: se fores obrigado ou optares por contabilidade organizada, a declaração tem de ser submetida por um contabilista certificado.

Regime simplificado ou contabilidade organizada?

Em IRS, os rendimentos de trabalho independente (categoria B) podem ser tributados num de dois regimes:

• Regime simplificado: é o que se aplica à maioria de quem começa. Não pagas imposto sobre tudo o que facturas, mas sobre uma parte, calculada através de coeficientes. Para as actividades profissionais da tabela do artigo 151.º, o coeficiente é de 0,75, ou seja, 75% do que recebes conta como rendimento tributável (com regras próprias sobre despesas a justificar no e-Fatura).
• Contabilidade organizada: o imposto incide sobre o lucro real (receitas menos despesas). Exige contabilista certificado e costuma compensar quando as despesas da actividade são elevadas.

Para quem inicia actividade, a lei prevê ainda uma redução do coeficiente no ano de início e no seguinte (50% e 25%, respectivamente). Esta redução tem condições, por exemplo ligadas a actividade anterior e à acumulação com rendimentos de trabalho por conta de outrem, por isso confirma se se aplica ao teu caso.

Tenho de cobrar IVA?

Depende do teu volume de negócios e da actividade. Os regimes mais comuns são:

• Isenção do artigo 53.º: para pequenos negócios cujo volume de negócios em território nacional não ultrapasse 15.000 euros por ano. Não cobras IVA, mas também não o deduzes nas compras. Explicamos tudo no artigo sobre a isenção de IVA do artigo 53.º.
• Isenção do artigo 9.º: aplica-se a certas actividades, independentemente do valor facturado, como alguns serviços de saúde e de ensino.
• Regime normal: cobras IVA nas facturas, deduzes o IVA das despesas da actividade e entregas declarações periódicas.

O sistema propõe o regime com base nas tuas respostas, sobretudo no volume de negócios estimado. Sê realista: se subestimares, podes ter de mudar de regime a meio do ano.

E a Segurança Social?

Não precisas de fazer uma inscrição à parte: ao abrir actividade nas Finanças, os dados são comunicados automaticamente à Segurança Social. Para quem começa pela primeira vez, o enquadramento como trabalhador independente só produz efeitos no primeiro dia do 12.º mês seguinte ao início da actividade, o que na prática dá cerca de um ano sem pagar contribuições.

Durante esse período continuas, ainda assim, obrigado a entregar a declaração trimestral de rendimentos. Os detalhes estão no guia prático da Segurança Social para trabalhadores independentes e no nosso artigo sobre quanto pagas à Segurança Social a recibos verdes.

Depois de abrir actividade: o que não podes esquecer

• Emitir factura ou factura-recibo por cada serviço ou venda, no Portal das Finanças ou num programa certificado;
• Retenção na fonte: quando trabalhas para empresas, estas podem ter de reter IRS nos teus recibos, salvo se tiveres direito a dispensa e a indicares;
• Declaração trimestral à Segurança Social, em Janeiro, Abril, Julho e Outubro;
• IRS anual: os rendimentos da actividade passam a ser declarados no anexo B;
• Alterações e cessação: se mudares de actividade, de regime ou deixares de trabalhar, entrega a respectiva declaração, para não continuares com obrigações em aberto.

Conclusão

Abrir actividade nas Finanças é rápido e não tem custos, mas é a base de toda a tua vida fiscal como trabalhador independente. Prepara o código de actividade, faz uma estimativa honesta do que vais facturar e lê com atenção o enquadramento em IRS e IVA antes de submeter. Se tiveres dúvidas sobre o regime mais vantajoso, uma conversa com um contabilista certificado no início pode poupar-te dinheiro e dores de cabeça mais tarde.

Perguntas frequentes

Abrir actividade nas Finanças tem algum custo?

Não. A submissão da declaração de início de actividade no Portal das Finanças é gratuita.

Posso abrir actividade se trabalhar por conta de outrem?

Sim. Podes acumular trabalho dependente com actividade independente; só tens de declarar ambos os rendimentos no IRS.

Quanto tempo demora a abrir actividade?

Se tiveres o código de actividade e o IBAN à mão, o preenchimento online demora normalmente poucos minutos e o comprovativo fica logo disponível.

Posso alterar a actividade depois de a abrir?

Sim. Através de uma declaração de alteração podes mudar o código de actividade, o regime de IVA ou outros dados. A data de início, porém, não se altera por essa via.

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