Como passar recibos verdes: guia passo a passo

Acabaste de abrir actividade e o primeiro cliente já pagou? Então chegou a hora de perceber como passar recibos verdes sem erros. O processo é todo feito online, no Portal das Finanças, e é gratuito, mas há escolhas no formulário que mexem directamente no que vais pagar de IRS e IVA: o tipo de documento, o regime de IVA e a retenção na fonte.

Neste guia explicamos que documento deves emitir em cada situação, como preencher cada campo, quando tens de reter IRS e os erros mais comuns de quem está a começar.

O que são os recibos verdes e quem os tem de passar?

"Recibos verdes" é o nome que ainda se usa para os documentos que os trabalhadores independentes emitem no Portal das Finanças quando prestam um serviço ou vendem um bem. Hoje, na prática, são facturas, facturas-recibo e recibos electrónicos, emitidos na área "Faturas e Recibos Verdes" do portal.

Segundo a Autoridade Tributária (AT), quem tem rendimentos empresariais e profissionais deve emitir factura-recibo de todas as importâncias que recebe dos clientes. Para isso, tens primeiro de ter actividade aberta. Se ainda não o fizeste, vê o nosso guia sobre como abrir actividade nas Finanças.

Factura, factura-recibo ou recibo: qual deves emitir?

Esta é a dúvida mais comum, e a resposta depende de uma coisa só: o pagamento acontece ao mesmo tempo que o serviço ou depois?

• Factura-recibo: quando a data do serviço (ou da venda) coincide com a data em que recebes o dinheiro. É o caso mais simples e o mais usado por freelancers.
• Factura: quando já fizeste o trabalho, mas o cliente ainda não pagou. A factura documenta a operação.
• Recibo: quando recebes o pagamento de uma factura que emitiste antes. O recibo fica ligado a essa factura.

Se emitires uma factura-recibo sem teres recebido, estás a declarar um pagamento que ainda não aconteceu.

Desde 1 de Julho de 2025, deixou de ser possível obter no portal facturas e facturas-recibo "sem preenchimento" (os antigos documentos em papel em branco). Agora tudo é emitido electronicamente, com os dados preenchidos no momento.

Como passar recibos verdes no Portal das Finanças, passo a passo

Com o NIF e a senha das Finanças (ou a Chave Móvel Digital), o processo demora poucos minutos:

1. Entra no Portal das Finanças e procura a área Faturas e Recibos Verdes, opção Emitir.
2. Escolhe o tipo de documento: factura, factura-recibo ou recibo.
3. Indica a data da prestação do serviço (ou da venda).
4. Preenche os dados do adquirente: país, NIF e nome. Se o cliente for um particular que não quer dar o NIF, podes emitir sem ele, mas pergunta sempre, porque isso permite ao cliente ver a despesa no e-Fatura.
5. Escreve a descrição do serviço de forma clara (por exemplo, "Desenvolvimento de site institucional – Outubro").
6. Indica o valor base, ou seja, o valor do serviço sem IVA.
7. Escolhe o regime de IVA que se aplica a ti (ver secção seguinte).
8. Escolhe a opção de retenção na fonte de IRS (ver mais abaixo).
9. Confirma o resumo com atenção e emite. Depois podes descarregar o PDF e enviá-lo ao cliente.

Que regime de IVA escolher no recibo verde?

O regime de IVA não se inventa no momento: depende do que ficou definido quando abriste actividade. As situações mais frequentes são:

• Isenção do artigo 53.º do Código do IVA: para quem tem um volume de negócios abaixo do limite legal e não cobra IVA. No recibo escolhes este motivo de isenção e o documento sai sem IVA.
• Isenção do artigo 9.º: para algumas actividades isentas por natureza, como certos serviços de saúde ou de formação. O motivo tem de corresponder à tua actividade.
• Regime normal: se estás obrigado a cobrar IVA, escolhes a taxa aplicável e o portal acrescenta o imposto ao valor base. Esse IVA não é teu: tens de o entregar ao Estado nas declarações periódicas.
• Clientes de outros países: para serviços a empresas da União Europeia ou fora dela, as regras de localização do IVA são diferentes e o portal tem opções próprias. Se for a primeira vez, confirma com um contabilista.

Quando tens de fazer retenção na fonte nos recibos verdes?

A retenção na fonte é um adiantamento do IRS que o cliente desconta no pagamento e entrega directamente às Finanças. Segundo a AT, quem está obrigado a reter são as entidades que têm (ou devem ter) contabilidade organizada, como empresas e outros profissionais com contabilidade organizada. Se o teu cliente for um particular, o recibo sai sem retenção.

Para as actividades profissionais da tabela do artigo 151.º do Código do IRS, a taxa de retenção é de 23%. Actos isolados e prestações de serviços que não constam dessa tabela têm uma taxa mais baixa, de 11,5%.

Posso pedir dispensa de retenção na fonte?

Sim. A AT explica que podes pedir dispensa quando prevês ganhar menos de 15 000 euros por ano nesta categoria de rendimentos. Para isso, escreves no recibo a menção "Sem retenção, nos termos do n.º 1 do artigo 101.º-B do Código do IRS" (no portal há uma opção própria para isto).

A dispensa não se aplica se no ano anterior tiveres recebido 15 000 euros ou mais, e termina quando ultrapassares esse valor durante o ano. Atenção: não reter não significa não pagar. O imposto acerta-se na declaração de IRS do ano seguinte, por isso convém pôr de lado parte do que recebes. Podes confirmar as regras nas questões frequentes da AT sobre retenção na fonte.

Qual é o prazo para passar um recibo verde?

Se o pagamento coincide com o serviço, emites a factura-recibo nesse momento. Quando passas factura, a regra geral é emiti-la o mais tardar no 5.º dia útil seguinte ao momento em que o imposto se torna devido, normalmente a conclusão do serviço. O recibo emite-se quando recebes o pagamento.

Enganei-me num recibo verde: e agora?

Acontece a toda a gente. No portal, na área de consulta dos documentos emitidos, podes anular uma factura-recibo ou um recibo com erros e emitir um novo correcto. Nas facturas, as correcções de valor podem também ser feitas com uma nota de crédito, quando se aplica.

Conclusão

Passar recibos verdes é simples quando percebes três coisas: que documento emitir (factura, factura-recibo ou recibo), qual o teu regime de IVA e se há ou não retenção na fonte. Com isso claro, cada recibo demora poucos minutos. Guarda parte do que recebes para o IRS e para as contribuições para a Segurança Social e, se a actividade crescer ou tiveres clientes no estrangeiro, vale a pena falar com um contabilista certificado. Para mais detalhes, consulta as questões frequentes da AT sobre factura-recibo.

Perguntas frequentes

Passar recibos verdes tem algum custo?

Não. Emitir facturas, facturas-recibo e recibos no Portal das Finanças é gratuito. Só pagas os impostos e contribuições que resultam do que facturas.

Posso passar um recibo verde a um particular sem NIF?

Podes, mas é preferível pedir o NIF: assim a despesa aparece no e-Fatura do cliente e o documento fica mais completo.

Qual é a taxa de retenção na fonte dos recibos verdes?

Para as actividades profissionais da tabela do artigo 151.º do Código do IRS é de 23%. Actos isolados e outras prestações de serviços têm 11,5%. Só há retenção se o cliente tiver contabilidade organizada e não tiveres dispensa.

Tenho de passar recibo verde se o cliente pagar em dinheiro?

Sim. A forma de pagamento não muda a obrigação: todas as importâncias recebidas dos clientes devem ter o respectivo documento.

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